PowerPointの配付資料

PowerPointのスライドをA4用紙1ページに6枚とかまとめて配付資料にする際、スライド部分をより大きく印刷する方法を時々忘れているので、自分用にメモ。

通常、PowerPointの機能で配付資料を印刷する場合、「印刷」のメニューから印刷対象を「配付資料」に切り替えて、1ページあたりのスライド数を「6」や「9」にすることが多い。ただ、その状態でA4用紙に印刷すると余白が広すぎてスライド1枚1枚が小さくなり、見づらい資料になってしまう。(下表の左端の図)
それを避けるためには、PowerPoint側で1ページ6枚といった指定をせずに1ページ1枚のままにし、プリンタの機能を活用すればよい(プリンタ側でその機能を持っているか、あるいはPDFを作成できる環境にないといけないが)。私自身はブラザーのレーザープリンタ(HL-5280DW)を利用中だが、EPSONでも同様の機能を使ったことがあり、普及している機能だと思う。

PowerPointの配付資料レイアウト プリンタのプロパティでスライド6枚レイアウト プリンタのプロパティでスライド9枚レイアウト
6-1PPprint 1-1-6PPTprint 1-1-9PPTprint
余白が広く、各スライドが小さい 横幅いっぱいにスライドが配置される 9枚になると隙間なく配置できる

[やり方]

  • PowerPointの印刷設定そのものは印刷対象を配付資料(1ページ6スライドなど)ではなく「スライド」(1ページ1スライド)にしておく。

    PowerPointでプリンタをPDFに指定した場合

    PowerPointでプリンタをPDFに指定した場合

  • 印刷ウインドウのプリンタ選択肢の右側にプリンタの「プロパティ」を設定できるボタンがあるので、それを用いて、プリンタ側の印刷設定を表示する。
  • ブラザーの場合、「レイアウト」というメニューがある。そこを例えば「4ページ」などにする。すると、1枚の紙にスライドを4枚印刷する設定になっている。OKを押してプリンタ側のプロパティを閉じ、PowerPointで印刷ボタンを押せば印刷が始まる。
    • HL-5280DWの場合、1ページに4枚、9枚という具合で、1ページに6枚という設定が見当たらなかった。
  • 6枚の縦レイアウトだとあまり違いが見えないが、工夫次第では余計な余白をカットした、スライドを大きく表示するレイアウトが可能になる。
  • プリンタにそのような機能がない場合も、Adobe PDFを作成できるのであれば、PowerPointの印刷操作で出力先プリンタをPDFに指定して1ページに6枚のレイアウトを作成し、あらためてそれを印刷することで解決が可能。

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。