先日、Powerpointスライドの添付されたメールが届かないという事案が発生しました。
原因はおそらく、スライド内で使用した写真のファイルサイズが大きすぎてサーバーが処理してくれず差し戻されていた・・・。 時間的余裕がない場合、メールサーバーからのエラー・メッセージに気付かなかったりして後で大慌てになることも。そういう事態にならないための対策として以下をやっておきましょう。
モザイクを掛けたのでサッパリわからなくなりましたが、1枚のスライドです。写真を2枚貼り付けています。
このように写真を貼り付ける場合、写真をそのままコピーしてスライド上に配置することが多い。その場合、画素数なんてものはお構いなしにスライドに乗っけているんだろうと思います。この調子でスライド5枚に写真10枚なんてことになると、出来上がったPowerpointファイルは巨大なので、メールサーバーに処理を拒否されたりします。
写真のファイルをPC上で等倍表示をすればわかると思いますが、写真は画面からはみ出すような巨大サイズで保存されています。ファイルサイズも大きい。なので、スライドとして表示しても気付かれない程度に粗い画像にすることでPowerpointのファイルのサイズを小さくすればいい、と。
最近のPowerpointにはそういうことを簡単にやってくれる機能が付いているので、それでやってしまいましょう。
「図ツール」の「書式」にある「図の圧縮」を使います。
印刷用、画面用、電子メール用という具合に選択肢があって、上のものほど精細なようです（「ドキュメントの解像度を適用」というのは試したこともなく、どうなるのかよく知りません）。粗くなるのが不安なら「印刷用」でいいんじゃないか、と。
ちなみに、Powerpointの機能としてトリミングもできます。トリミングというのは、画像の必要な部分のみを切り取ったりすること。余計な部分があったらトリミングして、その上で「画像の圧縮」ウインドウ中の「図のトリミング部分を削除する」をすれば、効果的にスライド・ファイルのサイズを小さくすることができることでしょう。
現場からは以上です。